Ausgangslage und Auftrag

Anlass zur Entwicklung des EDV-Verfahrens ist der Haushaltsbegleitantrag H-0120/2017, der der Verwaltung den Auftrag erteilt, die elektronische Signatur zur Zeichnung von Anträgen und Anfragen für die Fraktions-, Gruppenvorsitzenden und Einzelvertreterinnen und -vertreter in Rat und Stadtbezirksräten einzuführen.

Ähnliche Anfragen kamen auch aus den Stadtbezirksräten Südstadt-Bult (15-0550/2017) und Kirchrode-Bemerode-Wülferode (15-1547/2017). Diese Anfragen nahmen u.a. auch Bezug auf die PKI-Smartcard, die damals auf den Bezirksratsausweisen implementiert war. Diese sollten ursprünglich zur Zwei-Faktor-Authentifizierung im Stadtbezirksratsportal genutzt werden und hätten im Prinzip auch zum Signieren von elektronischen Dokumenten genutzt werden können. Dieses Vorhaben wurde aufgrund der heterogenen privaten Hardwarelandschaft (Betriebssysteme, Kartenleser) bei den Benutzerinnen und Benutzern und dem damit verbundenen technischen Aufwand nicht weiterverfolgt. Schließlich entsprechen die Chipkarten nicht mehr dem aktuellen Stand der Technik.

Vorarbeiten und technische Rahmenbedingungen

Aufgrund der Ausgangslage wird der im Haushaltsbegleitantrag genannte Auftrag insoweit geändert, dass die qualifizierte elektronische Signatur durch eine einfache elektronische Signatur ersetzt wird. Dazu kommt eine eindeutige Zwei-Faktor-Authentifizierung an dem Verfahren mit Hilfe des Produkts F5. Dadurch kann die Benutzerin bzw. der Benutzer sicher identifiziert werden und nur mit ihrem / seinem Namen unterzeichnen. Dies entspricht dann einer einfachen elektronischen Signatur oder elektronischen Unterschrift. Dementsprechend muss die Geschäftsordnung des Rates angepasst werden, da in § 47 Abs. 3 bisher nur die qualifizierte elektronische Signatur zur Unterzeichnung elektronischer Dokumente zulässig ist.

In der Vorbesprechung mit den Sachgebieten Ratsangelegenheiten (OE 18.60) und Stadtbezirksratsbetreuung /Stadtbezirksmanagement (OE 18.62) wurden der Benutzerkreis und die grundsätzlichen Funktionen des EDV-Verfahrens grob skizziert. Als Benutzerinnen und Benutzer sind die Ratsmitglieder, Bezirksratsmitglieder, Beratende Mitglieder und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Fraktionsgeschäftsstellen vorgesehen.

Das Verfahren soll eine reine Web-Anwendung werden, die aus dem Intranet und Internet erreichbar sein soll. Für die Ratsmitglieder kann der Zugang zum Verfahren über die DirectAccess-Verbindung der CaRa-Tablets realisiert werden. Die übrigen Benutzerinnen und Benutzer greifen nach erfolgreicher Zwei-Faktor-Authentifizierung über das Internet zu; somit wird privat nur noch ein üblicher Webbrowser benötigt.

Die Anträge und Anfragen können in das Verfahren als Text oder Datei eingestellt werden. Dort können die Dokumente für andere Gremienmitglieder zum Lesen freigegeben werden und durch den Fraktions-/Gruppenvorstand mitgezeichnet werden. Ebenso ist eine Mitzeichnung weiterer Fraktionen, Gruppen oder Einzelvertreterinnen und -vertreter bei gemeinsamen oder interfraktionellen Anträgen und Anfragen möglich. Der Name der Benutzerin / des Benutzers und der Zeitpunkt der Zeichnung werden jeweils automatisch erfasst.

Nach ggf. erfolgter Abstimmung können die Anträge und Anfragen dann bei der Verwaltung elektronisch eingereicht werden. Dabei werden die von den Benutzerinnen und Benutzern erstellten Dokumente in das Sitzungsmanagement (SIM) weitergeleitet und dort im Rahmen der Sitzungsverwaltung weiterbearbeitet.

Weitere Planung

Nach der Vorstellung des ersten Prototypen des Verfahrens wurden bereits einige Fragen geklärt. Die Vervollständigung der Funktionen war Mitte Oktober diesen Jahres abgeschlossen. Derzeit wird das Verfahren innerhalb der Verwaltung vorgestellt, um weitere benötigte Funktionen abzustimmen. In Anschluss daran bzw. nach ggf. noch erforderlichen Anpassungen soll das Verfahren der Politik im Rahmen der Kommission Stadtbezirksräte und der CaRa-AG vorgestellt werden. Hieraus kann weiterer Anpassungsbedarf entstehen, der zeitlich noch nicht zuverlässig abgeschätzt werden kann. Das Verfahren zur Zwei-Faktor-Authentifizierung (F5) wird voraussichtlich auch erst im ersten Quartal 2018 hierfür in Betrieb genommen werden können. Hinzu kommen noch die Sicherheitsüberprüfung und die Vorabkontrolle der beteiligten Systeme sowie die Anpassung der Geschäftsordnung des Rates und der Verfahrensbeschreibung des Sitzungsmanagements, sodass mit einer Produktivsetzung des Verfahren für das erste Halbjahr 2018 zu rechnen ist.

Organisation

In einem Gespräch im September 2017 wurde in Abstimmung mit dem Gesamtpersonalrat, dem Datenschutzbeauftragten, dem Bereich Rats- und Bezirksratsangelegenheiten (OE 18.6) und dem Bereich Informations- und Kommunikationssysteme (OE 18.52.3) vereinbart, dass eine Arbeitsgruppe gebildet wird, um die weiteren Maßnahmen umzusetzen. Eine direkte Beteiligung des Gesamtpersonalrates und des Datenschutzbeauftragten wurde als entbehrlich angesehen; eine regelmäßige Information über den Fortgang der weiteren Umsetzungen wurde als ausreichend angesehen.

Gender-Aspekte werden in dieser Informationsdrucksache nicht berührt.

Es entstehen keine finanziellen Auswirkungen.