Der Rat der Landeshauptstadt Hannover hat mit dem Antrag Nr. 0326/2024

(„Berichterstattung im Ausschuss über die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes und des Dokumentenmanagementsystems“) die Verwaltung mit den

nachfolgenden Aufträgen beauftragt:

Die Verwaltung wird beauftragt, über die Fortschritte bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und des Dokumentenmanagementsystems (DMS) quartalsweise schriftlich im Ausschuss für Personal, Organisation und Digitalisierung zu berichten.

Dabei sollen Stand, Fortschritte und weitere Planungen – hinsichtlich des DMS nach Fachbereichen geordnet – vorgestellt werden.

Informationen der Verwaltung:

Zum DMS:

Abgeschlossene eAkten Initiativen im dritten Quartal 2025:

eAkte Zuwendungen ZuweCo, fachbereichsübergreifend

Im Fachverfahren ZuweCo werden jährlich über 1.000 Zuwendungsanträge digital eingereicht. Rund 850 Träger nutzen das stadteigene Online-Verfahren zur Beantragung von Fördermitteln – verteilt auf sechs Dezernate, 20 Fachbereiche und zahlreiche Sachgebiete. Ziel ist die Einführung einer medienbruchfreien, revisionssicheren elektronischen Akte für etwa 450 Sachbearbeiter*innen der Landeshauptstadt Hannover.

Nach erfolgreicher Testphase wurde die Produktivsetzung über die OE 20.10 freigegeben. Die Anbindung der Fachbereiche erfolgt schrittweise aufgrund individueller Voraussetzungen.

Im dritten Quartal 2025 wurden die Fachbereiche 41, 50 und 56 erfolgreich an das Produktivsystem angeschlossen.

Archivscan FB 40

Mit dem Projekt „Archivscan“ digitalisiert der Fachbereich 40 Altakten aus verschiedenen Sachgebieten. Ziel ist es, Papierakten langfristig elektronisch verfügbar zu machen und die Arbeitsprozesse zu modernisieren.

Zu Beginn wurde eine einheitliche Struktur für die digitale Ablage entwickelt. Nach einer erfolgreichen Testphase können die Mitarbeitenden des Fachbereichs ihre Altakten nun selbst einscannen und sicher im DMS ablegen.

Einführung der „eRechtsakte“ im Fachbereich 50

Im Projekt „eRechtsakte“ wurde die digitale Bearbeitung von Unterhalts-, Schenkungsrückforderungs- und Schadenersatzansprüchen nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) für die Rechtsstelle 50.04 entwickelt.

In mehreren Projektphasen wurden die relevanten Arbeitsprozesse analysiert, optimiert und unter realen Bedingungen getestet. Dabei wurde auch die digitale Verarbeitung umfangreicher Posteingänge mit dem OPEX-System integriert.

Nach erfolgreicher Abnahme durch die Fachstelle wurde die Lösung im dritten Quartal 2025 in den produktiven Betrieb überführt. Die Bearbeitung rechtlicher Ansprüche erfolgt nun vollständig digital.

Laufende eAkten Initiativen im dritten Quartal 2025:

Einführung der eGebäudeakte im Fachbereich 19

Die digitale Gebäudeakte soll die vollständige Liegenschaftsverwaltung aller LHH Gebäude und Grundstücke der Landeshauptstadt organisieren. Sie ist als zentraler Informations- und Steuerungspunkt im Fachbereich 19 vorgesehen.

Rund 500 Mitarbeitende aus dem Fachbereich 19 sowie weiteren Organisationseinheiten verschiedener Fachbereiche sollen künftig an die digitale Aktenführung angebunden werden, um eine fachbereichsübergreifende, einheitliche und transparente Aktenführung sicherzustellen.

Derzeit werden bereits Archivdokumente über einen externen Dienstleister digitalisiert. Diese werden zukünftig über die digitale Gebäudeakte abrufbar sein.

Der Neustart des Projekts erfolgte im zweiten Quartal.

Im dritten Quartal wurden die Grundstruktur, alle notwendigen Programmierungen sowie das Berechtigungskonzept fertiggestellt. Derzeit erfolgt der Massenimport bestehender Dokumente vom Fileserver. Parallel wird ein Scanprozess im Fachbereich etabliert. Zusätzlich wird die Einbindung eines DIN A0 Großformatscanners für den AVILA-Scanprozess geprüft.

Einführung der eJugend-Akte– Stand der Umsetzung im Fachbereich 51

Im Fachbereich 51 Jugend und Familie werden verschiedene eAktenlösungen wie die Wirtschaftliche Jugendhilfe (WiJu), Kommunaler Sozialdienst (ASD) und weitere voraussichtlich im Laufe des Jahres eingeführt und bei Bedarf mit entsprechenden Fachanwendungen, wie Logodata, verbunden. Die Implementierung von Schnittstellen erfordert zum einen eine hohe Abstimmung und Organisation mit den entsprechenden Softwareherstellern und ist zum anderen mit erheblichem Aufwand und großer Komplexität verbunden. Die zeitliche Planung ist dabei stark von den Ressourcen und Verfügbarkeiten der Softwarehersteller abhängig.

Darüber hinaus müssen auch die internen Prozesse im FB 51 sorgfältig aufeinander abgestimmt werden, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten.

Nachdem die Schnittstelle zum WiJu-Modul erfolgreich getestet wurde, folgte im ersten Quartal die Anbindung des ASD-Moduls. Auch hier konnte die Schnittstelle erfolgreich am Testmodul angebunden werden.

Im Fachverfahren wurden rund 280 Dokumentvorlagen mit entsprechenden DMS-Eigenschaften versehen und angebunden. Dadurch ist es den Key-Usern nun möglich, ihre tägliche Arbeit im Testsystem realitätsnah zu erproben.

In Q2 wurde die komplette Berechtigungsstruktur für die beiden Module (WJH und ASD) erstellt und erfolgreich getestet. Dies war einer der letzten Bausteine für die Fertigstellung der gesamten Jugendakte und wirkt sich nicht nur positiv auf die beiden bestehenden Module aus, sondern hat auch den positiven Nebeneffekt, dass wie bei allen kommenden Modulen darauf aufbauend schneller werden.

Im dritten Quartal wurden alle notwendigen Programmierungen abgeschlossen. Der Fachbereich ist nun bereit für den Start in den Produktivbetrieb und kann jederzeit starten.

Einführung der eAkte Straßenakten im Fachbereich 66

Das Sachgebiet 66.03 Straßenkosten ist innerhalb der Landeshauptstadt Hannover für die Verwaltung von Erschließungs- und Kostenerstattungsbeiträgen sowie für die Abrechnung von Fördermaßnahmen im Zusammenhang mit dem städtischen Straßenbestand zuständig.

Eine besondere Herausforderung stellt das umfangreiche analoge Archiv dar: Es umfasst über 1.000 laufende Meter Akten, darunter zahlreiche historische Dokumente, von denen einige über 100 Jahre alt sind.

Ein erster eAkten-Prototyp wurde erstellt und getestet. Die Erkenntnisse der Tests werden im vierten Quartal 2025 durch individuelle Programmierung umgesetzt.

Einführung der eAkte Personenakte OE 56.2

Bei der ePersonenakte in 56.2 handelt es sich um Akten mit Dokumenten zu geflüchteten und/oder obdachlosen Menschen, die in Unterkünften der LHH untergebracht sind. Im Moment werden diese Akten ausschließlich in den Büros und teilweise aus Platzmangel in Nebenbüros von Sachbearbeiter*innen aufbewahrt. Für dieses Jahr ist ein Umzug des Fachbereichs geplant, wodurch eine Flächeneinsparung erforderlich wird. Die ePersonenakte soll die ständige Verfügbarkeit der Akte sicherstellen und das Problem begrenzter Lagerflächen lösen. Es werden ca. 200-250 Akten pro Sachbearbeitenden bearbeitet (35 Mitarbeiter*innen).

Die Struktur der digitalen Personenakte wurde final abgestimmt und die Berechtigungen festgelegt. Ein Scanner wurde der Poststelle zur Verfügung gestellt, um die Eingangspost projektbezogen direkt digital im DMS abzulegen.

Die entsprechenden Tests zur digitalen Verarbeitung laufen derzeit.

Einführung der eSachakte in 15.1

Der Fachbereich 15, Büro Oberbürgermeister, war der erste Fachbereich, in dem die eSachakte eingeführt wurde.

Ende des ersten Quartals ist nun der letzte Bereich 15.1 gestartet. OE 15.1 sind für die Planungen von Empfängen, Stadtplakette, Bürgersaal, Ehrenbürger, Glückwünsche und Geschenke sowie Beflaggung zuständig.

Aufgrund zahlreicher Veranstaltungen (u.a. Städtetag) konnte nur wenig Zeit an der Ausarbeitung des Teilaktenplans investiert werden. Reflektierend sind wir aber zur Kenntnis gekommen, dass auch eine Fallaktenlösung für die Terminverwaltung entwickelt werden soll. Diese wird neutral entwickelt, dass diese Lösung dann auch auf Dezernats- und Fachbereichsebenen eingesetzt werden kann.

Sowohl der Teilaktenplan für den Bereich 15.1 wurde dem Gesamtaktenplan im Testsystem hinzugefügt, wie auch die Fallakte der Terminverwaltung in den ersten Schritten umgesetzt und in Austauschterminen weiter verfeinert. Eine endgültige Produktivsetzung soll Anfang Q4 erfolgen.

Einführung der eSachakte im Fachbereich 14

Die digitale Sachakte wird schrittweise eingeführt, um Verwaltungsprozesse effizienter und transparenter zu gestalten. In Zusammenarbeit mit dem Stadtarchiv und den inneren Diensten wurde die Grundstruktur überarbeitet und ein einheitlicher Teilaktenplan für die Verwaltungsbereiche entwickelt. Dieser bildet die Grundlage für die Anbindung weiterer Bereiche.

Im dritten Quartal hat die Key-Userin die Lösung kennengelernt und erste Tests durchgeführt. Zudem wurden alle erforderlichen Berechtigungsgruppen für den Zugriff definiert und im Testsystem umgesetzt. Für das vierte Quartal ist die detaillierte Testung dieser Berechtigungen vorgesehen. Nach erfolgreichem Abschluss soll die Lösung in das Produktivsystem überführt werden.

Einführung der eAkte Mietvertragsverwaltung im Fachbereich 40

Das Sachgebiet 40.31 beschäftigt sich mit der Vermietung der Räumlichkeiten von stadteigenen Gebäuden und Schulen. Es werden Abrechnungen von Mietverträgen im Bereich Schule und Stiftungen erstellt und verwaltet.

Das Ziel der eAkte ist eine zentrale Ablage zu erstellen, die den Anforderungen der revisionssicheren Speicherung von Schriftgut entspricht. Typische Dokumente sind Mietanträge, Pläne sowie Hausmitteilung.

Die Initiative eAkte Mietvertragsverwaltung wurde Ende 2024 wieder aufgegriffen. Im Laufe des Projekts wurden neue Anforderungen aufgenommen und bereits in Lösungen umgesetzt.

Die Produktivsetzung wird in Q4 2025 stattfinden.

Einführung der eKreditakte Fachbereich 20

Das Sachgebiet OE 20.53 ist bezogen auf die Aktenlösung zuständig für die Kreditbewirtschaftung, strukturierte Finanzierungen, derivative Finanzinstrumente, Schuldendienst für LHH und Betriebe.

Aus dem Projekt „Neue Arbeitsformen“ und der digitalen Kommunikation mit den Gläubigern ist die Digitalisierung der Akten der nächste erforderliche Schritt.

Im dritten Quartal wurde der Prototyp weiter verfeinert und zusätzliche Anpassungen vorgenommen. Parallel dazu wurde eine Importstrecke für bereits digitalisierte Bestandsakten entwickelt, getestet und entsprechend optimiert. Seitens der Fachstelle wurde eine weitere Testphase angeregt, die sich bis in das vierte Quartal erstrecken wird.

Einführung der eAkte Gewerbeüberwachung im Fachbereich 32

Das Sachgebiet Gewerbeüberwachung im Fachbereich 32 ermittelt in Fällen von Schwarzarbeit, führt Betriebskontrollen durch und leitet bei Verstößen entsprechende Bußgeldverfahren ein.

Die eAkten-Lösung soll die bisherigen analogen Akten ablösen und eine flexiblere Arbeit von unterwegs und aus dem Home-Office ermöglichen. Pro Jahr werden ca. 50 Akten angelegt.

Die Struktur der eAkten-Lösung wurde erstellt und getestet. Notwendige kundenspezifische Programmierungen wurden erarbeitet und werden im vierten Quartal 2025 umgesetzt.

Neue eAkten Initiativen im dritten Quartal 2025:

Einführung der eAkte kreditorische Geschäftspartnererfassung im Fachbereich 20

Für die digitale Aktenführung zu kreditorischen Geschäftspartnern werden jährlich rund 12.000 Neufälle sowie etwa 10.000 Änderungsfälle erwartet.

Die Dokumente werden direkt im DMS empfangen und durch den Fachbereich 20 mit ergänzenden Informationen aus SAP angereichert.

Im dritten Quartal wurden die Grundstruktur und das Berechtigungskonzept finalisiert. Die notwendigen Programmierungen sind erfolgt, sodass ein vollständig funktionsfähiger Prototyp im Testsystem zur Verfügung steht.

Der Online-Antrag wird direkt im DMS abgelegt und den zuständigen Mitarbeitenden als Aufgabe angezeigt.

Aufgrund krankheitsbedingter Ausfälle und Urlaubszeiten bat die Fachstelle um eine Verlängerung der Testphase. Der Abschluss ist für Mitte November vorgesehen.

Die Produktivsetzung ist für Dezember geplant, mit einem produktiven Start im Januar 2026.

Altaktenscan im Fachbereich 61

Die Sachgebiete 61.27 und 61.28 planen die Digitalisierung ihrer umfangreichen Altaktenbestände. Aufgrund des hohen Volumens soll ein externer Dienstleister mit der Durchführung beauftragt werden. Für die Ausschreibung wurde eine Struktur für die Ablage im DMS entwickelt. Diese Struktur wird derzeit im Testsystem von den Key-Usern geprüft und erprobt.

Einführung der eAkte und Schnittstelle zum Fachverfahren Alva9 im Fachbereich 32

Die OE 32.12.4 (Fahrschulen, Personenbeförderungs- und Güterkraftverkehrsunternehmen) betreut über 900 Unternehmen und Bildungseinrichtungen, darunter Taxi-, Mietwagen-, Bus- und Güterverkehrsbetriebe, Fahrschulen, Fahrlehrer und Schulungsfirmen mit rund 400 Dozenten.

Insgesamt werden mehr als 3.000 Fahrzeuge verwaltet. Die Sachbearbeitung erzeugt jährlich umfangreiche Datenmengen durch Anträge, Prüfberichte und Genehmigungen. Bereits jetzt sind 17,4 GB digital gespeichert – mit weiter steigender Tendenz.

Im dritten Quartal wurden im Rahmen des ersten Produktpakets zunächst der grundlegende Aktenaufbau sowie die erforderlichen Eigenschaften der eAkte identifiziert. Als fachliche Grundlage diente das am 01.09.2025 eingeführte Fachverfahren ALVA9, das künftig über eine Schnittstelle direkt mit der eAkte verbunden werden soll. Darüber hinaus wurden die notwendigen Berechtigungsgruppen identifiziert, inhaltlich ausgearbeitet und im Testsystem umgesetzt.

Im nächsten Schritt ist ein Termin mit dem Hersteller des Fachverfahrens Alva9 vorgesehen, um die erforderlichen Anforderungen für die Schnittstelle zu identifizieren und die Anbindung zwischen dem Fachverfahren und der eAkte vorzubereiten.

Einführung der eAkte Stiftungsanträge im Fachbereich 40

Das Sachgebiet Stiftungen verwaltet 20 Stiftungen mit sehr unterschiedlichen Stiftungszwecken. Die Stiftungen werden treuhänderisch verwaltet und wurden vorwiegend testamentarisch von Bürger*innen unserer Stadt errichtet. Mit den Erträgen der Stiftungen können finanzielle Hilfen geleistet werden.

Die Grundstruktur und Berechtigungen für die eAkte sind im Testsystem erstellt und werden von der Fachstelle getestet.

Nach Abschluss des fachlichen Tests können die erforderlichen Programmierungen erfolgen. Ein produktiver Start wird für Anfang 2026 angestrebt.

Einführung der eAkte Elterngeld mit Schnittstelle zum Fachverfahren elina im Fachbereich 51

Im Fachbereich Jugend und Familie wird die Einführung der digitalen Elterngeldakte vorbereitet. Die Umsetzung erfolgt in Verbindung mit dem Fachverfahren „elina“ und soll für eine medienbruchfreie Aktenbearbeitung sorgen. Die eAkte wird über eine Schnittstelle mit dem Verfahren verbunden, wobei die revisionssichere Datenhaltung im DMS erfolgt.

Jährlich werden rund 3.000 Elterngeldfälle bearbeitet, für die etwa 20 Sachbearbeiter*innen zuständig sind. Durch die Digitalisierung werden insbesondere Archivwege verkürzt und ein paralleler Zugriff auf die Akten durch Sachbearbeitung und Prüfung ermöglicht.

Die Landeshauptstadt Hannover ist bundesweit die erste große Kommune, die diese Schnittstelle produktiv einsetzen wird. Ein produktiver Start ist für Anfang 2026 vorgesehen.

Umstellung auf den Webclient und Modernisierung bei der eAkte Gebäudereinigung im Fachbereich 18

Der Bereich der kommunalen Gebäudereinigung nutzt seit mehreren Jahren erfolgreich die digitale Aktenlösung „eAkte Gebäudereinigung“. Da das bisher eingesetzte Frontend „Smart Explorer“ vom Hersteller abgekündigt wurde, erfolgt derzeit die Umstellung auf das neue Web-Frontend „d.velop.documents“.

Im Zuge der Migration wurde das Berechtigungskonzept erfolgreich auf das neue IDP-Authentifizierungsverfahren übertragen. Zusätzlich wurden notwendige Anpassungen und Programmierungen im Testsystem umgesetzt. Die Fachstelle testet die neue Lösung aktuell und entwickelt eigenständig ein Schulungskonzept zur Vorbereitung auf den Produktivbetrieb.

Zum OZG:

Die Besucher*innenzahlen des Service-Portals wachsen auch in Q3 2025 weiter.

Bis Ende Oktober konnte ein Wachstum von +24% im Vergleich zum Vorjahr erzielt werden.

In dem strategischen Bemühen das Serviceportal komplett mit dem „Dachmarke Deutschland“ Konzept auszustatten, ist es per 13.11.2025 gelungen die Umstellung der Domain vorzunehmen.

https://serviceportal.hannover-stadt.de

ist jetzt

https://hannover.gov.de

und bietet daher den staatlichen „Vertrauens-Anker“ einer nur für staatliche Akteure nutzbaren gov.de-Domain. Eine gesonderte Pressemitteilung ist hierzu (gemeinsam mit der Region Hannover) für den 17.11.2025 vorgesehen.

Im Zeitraum vom 24.07.-11.11.2025 wurden durch den Behörden-Chatbot Hanni bereits knapp 17.800 Nutzende mit insgesamt knapp 42.000 Nachrichten erreicht.

Nach anfänglichen Schwierigkeiten werden derzeit gemeinsam mit dem Hersteller diverse Optimierungen implementiert. Hierzu nutzen wir auch das anonymisierte Nutzer*innen Feedback des Systems.

Hanni läuft auch bereits als Voicebot in einer ausgedehnten Testphase und soll neben der telefonischen Erreichbarkeit auch noch auf den Kanal WhatsApp ausgedehnt werden. Hiermit verfolgen wir das Ziel möglichst viele Zugangsbarrieren zu unserem Serviceportal abzusenken und auf den gängigsten Medien die unsere unterschiedlichen Nutzenden frequentieren auch mehrsprachig präsent zu sein.

Das Angebot an Online-Services wurde im 3. Quartal 2025 um weitere 14 Services, sowie im angebrochenen Q4 um weitere 8 Services (+29% Services im Vergleich zum Jahresbeginn) auf einen Gesamtstand von 228 Services ausgebaut.

Die neuen Implementierungen von Online Diensten im 3. Quartal 2025 umfassen folgende:
In Q4 konnten zwischen Oktober und 13.11.2025 folgende weitere Online-Services etabliert werden::

Die Nutzungszahlen der eigen entwickelten Online-Dienste steigen weiter rasant.

In Q3 2025 hat die LHH das Antragsaufkommen um +91% gegenüber dem Vorjahresquartal steigern können.

Gegenüber dem Vorquartal (Q2 2025) ergibt sich ein Wachstum von +10%.

Dass selbst gesteckte Ziel von 110.000 Antragseingängen in 2025 über die eigene Plattform wurde bereits im November erreicht. Der stadteigene Formularserver hat damit Ende 2025 alle weiteren genutzten Systeme oder Plattformen im Nutzungsgrad überflügelt.

Status KI-Kompetenzzentrum (KI-K)

Die erweiterte Copilot Chat Testphase wurde um weitere 10 User*innen erhöht.

Ergänzend zum Copilot Chat wurde in einer kleineren Gruppe mittlerweile auch die Copilot-Agent-Funktion getestet, mithilfe derer sich die Nutzenden spezialisierte Assistenzen zu unterschiedlichsten Themen und Aufgaben erstellen können. Im Zuge dessen wurde auch eine erste Version eines „SIM-Bots“ getestet, der bei der Orientierung und Suche im SIM der LHH unterstützen soll. Die erste Testphase verlief positiv, sodass die Freischaltung der Agent-Funktion nun für die gesamte Testgruppe erfolgt und auf den Erkenntnissen aufbauend ein „SIM-Bot“ 2.0 entwickelt wird. Dieser soll die Arbeit mit dem SIM ergänzen in dem Nutzende sich dann über KI Unterstützung alle Inhalte des öffentlichen Teils des SIMs erschließen können.

Die Testphase der Protokollierungslösung Scriba läuft aktuell und ist bis Ende November angesetzt. In dieser Phase testen unterschiedliche Organisationseinheiten die Anwendung intensiv. Die bisherigen Rückmeldungen und Ergebnisse aus den Tests sind vielversprechend und deuten auf eine hohe Praxistauglichkeit hin.

Für Dezember ist eine gemeinsame Reflexion der Testergebnisse geplant. Auf dieser Grundlage soll eine Entscheidung über die mögliche Anschaffung der Lösung getroffen werden.

Die Dienstvereinbarung zum Thema künstliche Intelligenz für die gesamte LHH liegt inzwischen im finalen Entwurf vor. Sie befindet sich noch in Abstimmung und wird in den internen Gremien-Lauf zur Freizeichnung gegeben. Die Veröffentlichung wird noch im Dezember angestrebt.

Mit dieser Vereinbarung wird die LHH der Forderung aus der Drucksache 0740/2025 der SPD-Fraktion nachkommen (DS 0740/2025 „Entwicklung einer Richtlinie für den ethischen und rechtlichen Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) in der Verwaltung“).

Ein zentraler Bestandteil der Arbeit des KI-Kompetenzzentrums der LHH ist die gezielte Kompetenzvermittlung.

Die Basis-Schulung „KI in der öffentlichen Verwaltung“ wird ab 2026 monatlich angeboten und in das interne Fortbildungsprogramm integriert.

Es fanden bereits fünf Durchläufe mit insgesamt 192 Teilnehmenden statt; zusätzlich liegen 50 Anmeldungen für die bis Jahresende terminierten Veranstaltungen vor.

Das Feedback der Teilnehmenden hebt insbesondere das Verständnis für KI-Funktionalitäten und deren Einschränkungen sowie die praxisnahen Einsatzbeispiele hervor.

Der KI-Pass ist Anfang November online gegangen und wurde den Mitgliedern der Copilot-Testgruppe bereits zur Verfügung gestellt.

Ziel des KI-Passes ist die verpflichtende Nutzung für alle Mitarbeitenden, die KI-Systeme aktiv einsetzen möchten, um ein Mindestmaß an KI-Kompetenz gemäß Art. 4 AI Act sicherzustellen.

Der Sachstandsbericht zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes und des Dokumentenmanagementsystems bei der Landeshauptstadt Hannover betrifft
alle Geschlechter gleichermaßen.

Es entstehen keine finanziellen Auswirkungen.