Die Verwaltung wird aufgefordert, zusammen mit dem Datenschutzbeauftragen, der IT Abteilung der LHH und allen anderen nötigen Akteuren, nach Wegen zu suchen, wie zum einen der Datenschutz sichergestellt werden kann und zum anderen ein benutzerfreundlicher Umgang für das Abrufen und Nutzen der Emailadressen der LHH für die Ratsmitglieder und Bezirksratsmitglieder gewährleistet werden kann.

Dem Antrag wird teilweise gefolgt.

In Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten und dem Informationssicherheitsbeauftragten der Landeshauptstadt Hannover wurden mehrere Möglichkeiten eines einfacheren Zugriffs auf die über das CaRa-Portal erreichbaren Postfächer geprüft.
Eine Einbindung der Postfächer in gängige E-Mail-Anwendungen bzw. –Apps (z.B. Outlook) auf dem Smartphone oder PC, wie man sie z.B. von privaten E-Mail-Postfächern her kennt, ist aus datenschutzrechtlichen und sicherheitstechnischen Anforderungen leider nicht möglich, da vertrauliche Inhalte übertragen werden und eine sichere Authentifizierung (Zwei-Faktor, wie z.B. EC-Karte und PIN) gewährleistet werden muss.

Um eine zeitnahe Information über neue Mail-Eingänge an die Bezirksratsmitglieder zu geben, kann eine Benachrichtigungsfunktion entwickelt werden. Hierbei wird eine E-Mail an das private Postfach des Bezirksratsmitglieds gesandt, die maximal den Betreff und Absender der im CaRa-Postfach eingegangenen Mail enthält. Um den Inhalt der eingegangenen Mail zu lesen, muss eine Anmeldung am CaRa-Portal erfolgen.