Der Betrieb von Microsoft (M) 365 Education an Schulen wurde aufgrund erheblicher Risiken für Datenschutz, Informationssicherheit und Rechtskonformität von der Verwaltung ausgesetzt. Mit der DS 0848/2026 „Aufarbeitung und Weiterentwicklung der Schul-IT“ wurde eine umfassende Aufarbeitung des Microsoft 365 Projektes an Schulen beschlossen. Im Rahmen dieser Analyse sollten auch die Themen DSFA und DPA mit Microsoft betrachtet werden.

In einer zweiten Phase soll in einem Zeitraum von 6 Monaten die aktuelle Umsetzung des Medienentwicklungsplans analysiert und, darauf aufbauend, eine Weiterentwicklung der Schul-IT konzeptioniert werden.

Vorgehen und Einrichtung der Task Force

Die Task Force, bestehend aus einer dezernatsübergreifenden Zusammensetzung aus den Dezernaten VII, I, FB 18, FB 40, RPA, GPR und ÖPR 40, hat im April ihre Arbeit aufgenommen. Die Arbeit der Task Force ist mit der DS 0848/2026 in zwei Phasen aufgeteilt. Phase 1 beinhaltet die Aufarbeitung des Prozesses zur Einführung von M 365 Education. Phase 2 beinhaltet die künftige Ausrichtung und das digitale Angebot für die Schulen. Es wurden zwei Unterarbeitsgruppen (UAG) gebildet, um fachlich differenziert die verschiedenen Themenbereiche zu bearbeiten.

Die UAG 1 hat in Vorbereitung auf die Akteneinsicht eine Akte zu dem gesamten Vorgang zusammengestellt. Die UAG 1 konnte aufgrund der unzureichenden Qualität der Dokumente und trotz konkreter Nachforderungen keine lückenlose Akte fertigen. Die UAG konnte aber Fragen definieren, die durch die Akten nicht aufklärbar sind, und befindet sich diesbezüglich in einem Klärungsprozess.

Das Rechnungsprüfungsamt hat in seinem Bericht (Anlage zu der nicht-öffentlichen Drucksache) in vielen Punkten eine übereinstimmende Sichtweise. Dies betrifft Defizite im Hinblick auf strukturierte Verfahrensabläufe, Dokumentation, die konsequente Beachtung rechtlicher Rahmenbedingungen sowie die Anwendung und Kontrolle interner Regelungen.

Die UAG 2 hatte im ersten Schritt kurzfristig konkrete Aufträge zu überprüfen. Zum einen war die Fragestellung zur Nutzung der Lizenzen zu klären, dies betraf im Wesentlichen die kurzzeitige Freischaltung, um mögliche Zugriffe auf weiter benötigte Daten der Nutzer*innen nach der Abschaltung von M 365 Education zu ermöglichen. Zum anderen wurde die Vorbereitung zur Unterschrift der DPA für öffentliche Stellen durch die UAG 2 begleitet. Die DPA für öffentliche Stellen ist inzwischen unterschrieben. Darüber hinaus soll die UAG 2 die Task Force inhaltlich bei wesentlichen zentralen Fragen der Schul-IT begleiten und unterstützen.

Um den Anforderungen des Artikels 28 der DSGVO nachzukommen, unterzeichnete Dez. VII neben dem Standard-DPA (zu deutsch Auftragsverarbeitungsvertrag, kurz AVV) eine Zusatzvereinbarung für öffentliche Stellen sowie eine Zusatzvereinbarung für Berufsgeheimnisträger. Diese Zusatzvereinbarungen verpflichten Microsoft dazu, die in das System eingebrachten Daten besonders zu schützen. Die Zeichnung einer Zusatzvereinbarung ID CTM (Verarbeitung von Sozialdaten) ist bei Microsoft beantragt und wird aktuell geprüft. Unabhängig hiervon arbeitet das Kultusministerium in Abstimmung mit dem Landesdatenschutzbeauftragten an einer Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA) für den Einsatz von M 365 Education, um für alle Schulen in Niedersachsen Sicherheit zu bieten. Die Landeshauptstadt ist hierzu in einem kontinuierlichen Informationsaustausch.

Informationsveranstaltungen

Im Zusammenhang mit der Abschaltung von M 365 Education wurden in den Schulen Unsicherheiten ausgelöst, welche die IT-Infrastruktur und die Verlässlichkeit betreffen. Seitens der Verwaltung erfolgte die sofortige Zusage, die Unterstützung des Unterrichts durch weiter bestehende digitale Angebote zu sichern und bei Fragen oder Problemen sehr kurzfristig gemeinsame Lösungen zu finden. Darüber hinaus wurden in der 18. und 19. KW Informationsveranstaltungen für die Schulen angeboten, um direkt und transparent zu den aktuellen Ereignissen zu informieren und einen persönlichen Austausch anzubieten. Trotz der Kurzfristigkeit konnte ein Großteil der Schulen eine Teilnahme einrichten und nutzte damit das Angebot.

Insgesamt ist festzustellen, dass die Schulen trotz der notwendigen Entscheidungen und erforderlichen Schritte zum Stopp von M 365 Education das transparente und offene Vorgehen der Verwaltung anerkennen und auch weiterhin an einer konstruktiven und offenen Zusammenarbeit interessiert sind und sich engagieren werden. Die Verwaltung wird auch im weiteren Verlauf einen direkten Austausch mit den Schulen fortsetzen.

Akteneinsicht

Der Rat hat im Rahmen der Akteneinsicht Einsicht in sämtliche bei der Landeshauptstadt Hannover vorhandene Unterlagen zur Einführung von Microsoft an Schulen erhalten. Am 29.05. und 08.06.2026 fanden zwei Termine statt, an dem benannte Ratsmitglieder die Gelegenheit dazu erhalten haben.

Zukünftige Ausrichtung der Schul-IT

Im Rahmen der Phase 1 der Task Force wurde deutlich, dass für eine effektive und erfolgreiche Steuerung der Schuldigitalisierung eine organisatorische Neuordnung der Aufgabe innerhalb der Verwaltung erforderlich ist. Dazu wird ein Organisationsvorschlag erarbeitet, der dem Rat zur Kenntnis vorgelegt wird.

Als Grundlage für alle weiteren Maßnahmen und Projekte werden eine Strategie und eine Roadmap zur Schuldigitalisierung entwickelt, die ebenfalls dem Rat vorgelegt wird. Dafür wird ein Neustart des Projekts für M 365 Education ebenso bewertet wie vergleichbare Produkte. In die Projektstruktur zur Umsetzung der zu entwickelnden Maßnahmen werden Vertreter*innen der Schulen aktiv eingebunden, um Praxisnähe und Akzeptanz sicherzustellen.

Die Unterstützung des Unterrichts durch digitale Angebote bleibt weiterhin gewährleistet. Die bislang genutzten Anwendungen (wie Web Weaver, iServ und Weitere auf schulen-hannover.de) stehen unverändert zur Verfügung.

Um die Serviceleistung für die Schulen in Trägerschaft der LHH zu erhöhen, wird in einem ersten Schritt geprüft, den First-Level-Support wieder als kommunale Aufgabe wahrzunehmen. Der aktuell noch bestehende Vertrag mit einem externen Dienstleister läuft zum 31.10.2026 aus.

Sachstand Auslieferung iPads des Landes

Das Land Niedersachsen stellt zum Schuljahr 2026/27 digitale Endgeräte für Schüler*innen und Lehrkräfte zur Verfügung. Vorgesehen ist der Einsatz dieser Geräte in den künftigen 7. Jahrgängen, Schulen können aufgrund ihres Medienbildungskonzepts auch andere Jahrgänge ausstatten. Grundschulen können ausschließlich Geräte für Lehrkräfte bestellen.

Die Bestellung der Geräte erfolgt verantwortlich über die Schulen, auch die Verteilung der Geräte an Schüler*innen und Lehrkräfte liegt in der Verantwortung der Schulen selbst. Insgesamt ist davon auszugehen, dass im Laufe der nächsten Wochen ca. 10.000 Geräte an die Schulen in Trägerschaft der Landeshauptstadt Hannover ausgeliefert werden.

Die LHH unterstützt in diesem Prozess, indem auf Wunsch der Schulen bereits bei der Bestellung eine Beratung stattfindet und nach Anlieferung an die Schulen die Einrichtung und Einbindung der Geräte übernommen wird.

Die Unterstützung durch die Landeshauptstadt umfasst nicht nur die einmalige Aufnahme der neuen Geräte, sondern den dauerhaften Betrieb über den gesamten Lebenszyklus. Dazu gehören insbesondere die Verwaltung über das Mobile Device Management, die Bereitstellung und Pflege von Apps, Profilen und Gerätegruppen, die Bearbeitung von Störungen, die Unterstützung der Schulen bei technischen Problemen sowie Austausch, Rückgabe, Neuvergabe und Inventarisierung (anteilig).