Die Digitalisierung des Bauaktenarchivs und die damit verfolgten Ziele wirken sich in gleichwertiger Weise auf die Belange von Männern und Frauen bzw. auf alle geschlechtlichen Gruppen aus. Sie schafft die Voraussetzungen für eine digitale Akteneinsicht, die sich wiederum positiv auf mobilitätseingeschränkte Personen auswirkt, da sie hierdurch Akteninhalte sichten können, ohne sich zur Bauverwaltung begeben zu müssen.

Teilfinanzhaushalt: Es entstehen finanzielle Auswirkungen gemäß Anlage 1.61 -
InvestitionstätigkeitTeilergebnishaushalt 61

Produkt 52101 Angaben jährlich

Ordentliche Erträge Ordentliche Aufwendungen

Sach- und Dienstleistungen 280.000
………………………………………………………..
Saldo ordentliches Ergebnis - 280.000

Für die Digitalisierung der Bauakten werden über den Scanzeitraum von 10 Jahren insgesamt ca. 2,8 Mio. Euro benötigt und auf die jeweiligen Haushaltsjahre verteilt. Die jährlichen anfallenden Kosten sind nicht zwingend kontinuierlich gleich hoch, insbesondere im ersten Jahr werden diese möglicherweise aufgrund der vorbereitenden Maßnahmen (siehe unten Ziff. 1-2) vergleichsweise höher ausfallen.

Zur Startfinanzierung der Maßnahme steht eine manuelle Rückstellung in Höhe von 400.000 € zur Verfügung. Die Finanzierung der Folgejahre wird im Rahmen der jeweiligen Haushaltsplanungen geprüft und ggf. bei Bedarf zur Verfügung gestellt.

Die genauen Kosten können erst nach Abschluss des Vergabeverfahrens beziffert werden, die o.g. Aufwendungen beruhen auf einer Schätzung.

Durch die Verbringung der Archivbauakten zu dem Scandienstleister (siehe unten) können Kostenersparnisse dadurch eintreten, dass bei einem etwaig erforderlichen Umzug der Bauverwaltung für die Sanierung des Gebäudes am Rudolf-Hillebrecht-Platz 1 die Archivbauakten nicht mit umziehen müssen.

Ausgangslage:

Im Bauaktenarchiv der Bauordnung der Landeshauptstadt Hannover befinden sich an derzeit insgesamt vier Standorten rund 100.000 Papierakten zuzüglich 1000 Kartons mit dazugehörigen Standsicherheitsnachweisen (Statiken). Es handelt sich um abgeschlossene Vorgänge aus Baugenehmigungsvorhaben seit dem Jahr 1946. Ältere Vorgänge wurden damals beim Hochwasser zerstört. Diese Vorgänge werden benötigt zum einen von Immobilieneigentümer*innen, Bauherrn und Architekt*innen, um im Rahmen der Akteneinsicht den genehmigten Baubestand ermitteln zu können und ggf. hieraus Schlussfolgerungen für zukünftige Bauanträge zu ziehen. Zum anderen werden sie von den technischen Sachbearbeiter*innen der Bauordnung insbesondere beim Bauen im Bestand hinzugezogen zur Beurteilung von laufenden Bauantragsverfahren. Auch für das baupolizeiliche Einschreiten gegen baurechtswidrige Zustände werden die archivierten Bauakten benötigt, um den genehmigten Baubestand und hiervon etwaig abweichende Zustände zu ermitteln.

Ziele:

Das Bauaktenarchiv soll nunmehr vollständig digitalisiert werden. Hiermit werden primär folgende Ziele verfolgt:

Durchführung:

Die Digitalisierung von Bauakten stellt besonders hohe technische Anforderungen, da diese zum einen viele großformatige Pläne bis zum Format A0 oder größer enthalten und sie zum anderen farbig gescannt werden müssen, um zweckmäßig mit ihnen arbeiten zu können. Aus diesem Grund hat sich die Verwaltung nach Auswertung der Erfahrungen anderer Kommunen dafür entschieden, die Digitalisierung von einem externen Dienstleister, der vergaberechtlich notwendig durch Ausschreibung zu ermitteln ist, durchführen zu lassen. Die Papierakten digitalisierter Vorgänge werden datenschutzkonform vernichtet (ersetzendes Scannen), Ausnahme bilden Vorgänge, die ins Stadtarchiv überführt werden sowie eine bestimmte Anzahl Akten, die für eine stichprobenartige Qualitätskontrolle zurückgesandt werden. Das Scannen erfolgt mittels OCR-Erkennung, sodass in den gescannten Dokumenten nach Stichworten gesucht werden kann, was sowohl die Akteneisicht als auch die Bauantragssachbearbeitung erleichtert. Um später Medienbrüche in der Bearbeitung zu vermeiden und keine unnötige Lagerfläche zu benötigen, sollen auch die umfangreichen Standsicherheitsnachweise mit gescannt werden. Die gescannten Archivakten werden in PDF-A- Dateien zur Verfügung gestellt.

Die Digitalisierung stellt auch eine logistische Herausforderung dar aufgrund der hohen Menge an Archivakten. Aus diesem Grund hat sich die Verwaltung entschieden, die Scandienstleistung im so genannten Scan-on-demand Verfahren durchführen zu lassen. Dies bedeutet folgenden Ablauf:

Das vorskizzierte Vorgehen stellt sicher, dass mit Aufnahme der Scandienstleistung (Ziff. 3) und vollständiger Übernahme des Bauaktenarchivs sofort jede angeforderte Archivakte digital zur Verfügung steht, ohne dass die zeitaufwändige Digitalisierung des gesamten Bauaktenarchivbestandes abgewartet werden müsste. Die vorbereitenden Maßnahmen (Ziff. 1-2) werden nach den Erfahrungen anderer Kommunen aufgrund der hohen Menge an Vorgängen mehrere Monate dauern. In diesem Zeitraum ist es unvermeidbar, dass manche angeforderten Vorgänge bereits digital zur Verfügung stehen, andere, die sich noch nicht beim Scandienstleister befinden, aber noch nicht. Nach den Erfahrungen anderer Kommunen kann die Gesamtdauer der Scandienstleistung, bis der gesamte Aktenbestand digitalisiert ist, bei der genannten Menge bis zu zehn Jahre dauern, wobei, wie ausgeführt, jede angeforderte Akte sofort gescannt und digital zur Verfügung gestellt wird.

Die Verwaltung hat die Ausschreibung bereits erstellt. Nach Zustimmung durch den Rat wird sie mit der Durchführung des Vergabeverfahrens beginnen. Der weitere Ablauf nach erfolgter Vergabe ergibt sich aus dem oben skizzierten Ablauf.

Die Vorbereitung der Einführung des digitalen Baugenehmigungsverfahrens wird in einem gesonderten Projekt vorangetrieben. Hier wird derzeit die Software für die digitale Einreichung von Bauanträgen an die vorhandene Fachsoftware angepasst. Ziel ist es, im vierten Quartal 2020 den Betrieb, beginnend zunächst mit der Bauaufsicht Wohnungsbau, aufzunehmen.