der Durchführung eines Ausschreibungsverfahrens nach den in dieser Drucksache beschriebenen Regeln und Kriterien, einschließlich der in Anlage 1 und 2 dargestellten Auswahl- und Zuschlagskriterien zuzustimmen.

Aus der Ausschreibung und deren finanziellen Auswirkungen ergibt sich keine spezifische Gender-Betroffenheit.

Der Verwaltungsausschuss hat die Verwaltung mit Beschluss vom 22.02.2018 (DS 0208/2018) beauftragt, die Volksfeste 2019 – 2021 im Rahmen einer Dienstleistungskonzession auszuschreiben und zu vergeben. Bei der Vergabe von Dienstleistungskonzessionen ist der Schwellenwert von 5,548 Mio. € nach § 106 GWB zu beachten. Liegt der Vertragswert höher muss die Konzession europaweit ausgeschrieben werden; unterhalb des Schwellenwertes ist die öffentliche Hand in der Wahl des Verfahrens frei. Die Konzession umfasst das Verhältnis zwischen der Landeshauptstadt Hannover und dem Veranstalter. Der geschätzte Vertragswert ergibt sich aus dem voraussichtlichen Gesamtumsatz ohne Umsatzsteuer, den der Konzessionsnehmer während der Vertragslaufzeit als Gegenleistung erzielt. Dabei handelt es sich um die Einnahmen des Konzessionsnehmers aus der Vergabe der Standplätze an die einzelnen Beschicker. Auf die Umsätze der Beschicker kommt es dagegen nicht an. Nach den Erkenntnissen der Verwaltung liegt der Vertragswert für die Dienstleistungskonzession über den gesamten Konzessionszeitraum von drei Jahren unterhalb des Schwellenwertes.

Auch in diesem Fall muss das Verfahren bestimmte Mindestbedingungen erfüllen. Das Verfahren muss für alle Bewerber bzw. Bieter einheitlich, transparent und nachvollziehbar gestaltet sein und allen Bewerbern die gleichen Zulassungschancen einräumen.

Die Verwaltung schlägt dafür ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb vor. Sie wird sich dabei an den Grundsätzen und Abläufen eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb bei Dienstleistungskonzessionsausschreibungen oberhalb der Schwellenwerte orientieren, die in § 12 Konzessionsvergabeverordnung empfohlen und in § 17 Vergabeverordnung beschrieben werden. Sie wird das Verfahren außerdem freiwillig zur Herstellung größtmöglicher Transparenz im EU-Amtsblatt europaweit bekannt machen.

Teilnahmewettbewerb

Durch den Teilnahmewettbewerb sollen mögliche Veranstalter auf die Ausschreibung aufmerksam gemacht werden. Er soll das Interesse an den Veranstaltungen wecken und die Interessenten dazu bewegen, sich um die Teilnahme an der Ausschreibung zu bewerben. Bereits mit der Bekanntmachung zum Teilnahmewettbewerb werden Interessenten die Auswahlkriterien (Anlage 1) für den Teilnahmewettbewerb wie auch die Zuschlagskriterien (Anlage 2) für das nachfolgende Vergabeverfahren zur Verfügung gestellt. Die Interessenten sollen so von vornherein eine umfassende Kenntnis darüber erhalten, was von Ihnen erwartet wird, um ihre Entscheidung über eine Teilnahme besser abwägen zu können.

Aus den Bewerbungen wird dann anhand der in Anlage 1 dargestellten Auswahlkriterien ein Bieterkreis von bis zu 10 Bietern ausgewählt, der zur Abgabe eines Angebotes aufgefordert wird.

Verhandlungsverfahren

In der Folge werden den Bietern, die in der ersten Phase ausgewählt wurden, die Vergabeunterlagen zur Erarbeitung eines Angebots zur Verfügung gestellt. Diese Vergabeunterlagen beschreiben alle Anforderungen an die Veranstalter der Volksfeste. Dazu gehören Mindestanforderungen wie z.B. die verpflichtende Erklärung aller Bieter, ein Sicherheitskonzept nach dem jeweils gültigen Musteraufbau für Sicherheitskonzepte für öffentliche Veranstaltungen zu erarbeiten, mit den Behörden der Gefahrenabwehr und der Landeshauptstadt Hannover abzustimmen und umzusetzen. Das Fehlen einer derartigen Erklärung führt zum Ausschluss aus dem Verfahren. Andererseits gehört dazu auch die Aufforderung zur detaillierten Darstellung der Konzepte, die anhand der Zuschlagskriterien beurteilt werden.

In Abweichung von den bisherigen Verfahren schlägt die Verwaltung vor, dass Bewerbungen losweise eingereicht werden können: entweder nur für 3 Frühlingsfeste oder für 3 Oktoberfeste oder für alle 6 Feste im dreijährigen Vergabezeitraum. Die Varianten sind absolut gleichwertig und führen nicht zu einer unterschiedlichen Bewertung. Auch die Bewertung wird getrennt nach Losen vorgenommen, so dass es unterschiedliche Konzessionäre für die Frühlings- und für die Oktoberfeste geben kann.

Die Bewertungskriterien legen einen Schwerpunkt auf die Darstellung des besonderen Charakters der Feste. Da im Sommer eine Reihe verschiedener Open-Air-Veranstaltungen im Bereich des Schützenplatzes und des Maschsees durchgeführt werden, ist es wichtig, die Besonderheiten der beiden Volksfeste im Vergleich untereinander und im Vergleich z.B. zum Schützenfest besser sichtbar zu machen.

Ein weiterer Schwerpunkt liegt auf der Frage nach den Vorstellungen der Bieter zur künftigen Weiterentwicklung der Feste wie auch nach Nachhaltigkeitsstrategien bei der Veranstaltung selbst.

Neu ist, dass als Konzessionsentgelt nicht nur ein Festpreis verlangt wird, sondern es den Bietern freigestellt ist, einen freiwilligen Zuschlag auf das Mindestkonzessionsentgelt anzubieten. Diese finanzielle Komponente ermöglicht eine zusätzliche Differenzierung zwischen den Angeboten, wird aber nur mit 5 % in die Gesamtbewertung einfließen und die übrigen, qualitativen Aspekte damit nicht überlagern können.

Zeitplan

Vorgesehen ist der Versand der Bekanntmachung im Anschluss der Beschlussfassung über diese Drucksache, also voraussichtlich in der 12. Kalenderwoche. Die Bekanntmachung erfolgt europaweit und den Interessenten werden 30 Tage zur Interessenbekundung eingeräumt. Da die vorzulegenden Unterlagen nicht sehr umfangreich sind, sollte diese Frist ausreichen.

Danach wird aus dem Kreis der Interessenten der Bieterkreis ausgewählt und die Vergabeunterlagen verschickt. Die Bewerbungsfrist beträgt 5 Wochen.

Innerhalb dieser Frist kann es Rückfragen geben, diese werden über ein Internetportal abgewickelt, so dass alle Teilnehmer am Verfahren zu jedem Zeitpunkt denselben Wissensstand haben.

Nach Abgabe der Angebote werden diese geprüft. Möglicherweise kommen mehrere Angebote in die engere Wahl. Dann werden diese Bieter im Verhandlungsverfahren zum Gespräch aufgefordert und erhalten die Möglichkeit, ihre Angebote nachzubessern.

Aus den endgültigen Angeboten wird dann losweise das Angebot ermittelt, das den Kriterien am meisten entspricht und dem der Zuschlag erteilt werden soll. Über den Zuschlag wird eine Informationsdrucksache vorgelegt werden. Die Verwaltung strebt dazu die erste AWL-Sitzung nach der Sommerpause an.

Prüfungs- und Entscheidungsgremium

Die Prüfung der Angebote und die Bewertung der eingereichten Unterlagen erfolgt durch die Projektgruppe bestehend aus Vertretern der Verwaltung (aus den Fachbereichen 15, 23 und 30) sowie den von der Verwaltung hinzugezogenen externen Beratern der VBD Beratungsgesellschaft für Behörden mbH. Bei der Bewertung der Unterlagen sollen die Empfehlungen eines Beratungsgremiums aus 3 Vertretern des AWL berücksichtigt werden. Die Verwaltung bittet deshalb darum, aus dem AWL kurzfristig 3 Personen zu benennen, die bei der Auswahl der Bieter sowie der Zuschlagsbewertung ihre Empfehlung abgeben sollen.